UX para sistemas corporativos. Parte 2: Aprendizado e Produtividade

Nessa segunda parte, quero abordar os impactos que uma boa (ou má) experiência tem sobre o processo de aprendizado e sobre a produtividade dos colaboradores.

Por Fabiano Nadler
Publicado em 28/09/2017

Sistemas corporativos geralmente têm uma grande vantagem quando comparados à produtos voltados ao público final de nossos clientes: as pessoas são treinadas para utilizar o sistema. Enquanto usuários de sites e apps se veem sozinhos frente ao produto, sem uma prévia explicação e precisam explorar a interface para conseguir atingir seus objetivos de uso, usuários de sistemas corporativos recebem treinamento e normalmente são acompanhados durante os primeiros dias de uso para garantir que irão operar de forma correta o sistema.

No entanto, essa vantagem muitas vezes esconde os problemas que o seu sistema possui e que têm impacto direto sobre o resultado da empresa.

Afinal, quanto custa a entrada de um novo colaborador na sua operação?

  • Quanto tempo e recursos são necessários para treinar um novo colaborador até que ele esteja apto para operar o sistema?
  • Quanto tempo você necessita alocar de outros profissionais da sua equipe para acompanhar o novo colaborador durante o período de experiência?
  • Quanto tempo é necessário até que o novo colaborador atinja o nível de produtividade dos outros colaboradores?

Esse custo tende a ser mais alto em empresas que tenham:

  • Alto índice de turnover (rotatividade de colaboradores);
  • Atuação descentralizada com diferentes unidades pelo país;
  • Operações em processo de expansão.

Tipo o seu novo colaborador recebendo treinamento para usar o seu sistema corporativo

Sobre esse último ponto, é importante dar destaque para ele. Em operações menores, esse custo tende a ser menor, pois quando uma equipe é pequena o gestor ou mesmo os outros colaboradores estão mais acessíveis para apoiar o novo colaborador. É mais fácil também dar um "jeitinho" para contornar os problemas do sistema, como criar controles paralelos em Excel e até post-it. No entanto, quando a operação expande e o número de operações por dia cresce, esse tempo diminui, a gestão fica mais difícil e o improviso vira inimigo da empresa.

Todos esses aspectos que listei acima, muitas vezes são negligenciados na hora de se projetar um sistema. Um sistema que seja difícil de utilizar, que exija muitas ações por parte do usuário para executar tarefas simples e que seja de difícil compreensão vai exigir maior investimento em treinamento e a curva de aprendizado vai ser mais longa. Vai demorar mais para que os colaboradores atinjam o nível de produtividade esperado. E em muitos casos, como em uma área de vendas ou de atendimento, pode impactar diretamente na qualidade percebida pelos seus clientes e no resultado final da empresa.

O custo da entrada de um novo colaborador deve ser um dos principais indicadores para mensurar a qualidade da experiência de um sistema corporativo.

Por isso, projetar sistemas que sejam fáceis de utilizar, que falem a língua do usuário e que o ajudem a executar as suas tarefas, seja através de um fluxo mais natural, seja através de um processo mais guiado, pode fazer uma grande diferença no resultado da empresa.

E a chave para isso é envolver as pessoas que irão efetivamente utilizar o sistema ao longo do processo. E esse será o tema da terceira parte desse artigo.

Não leu a primeira parte? Segue o link abaixo:

UX para sistemas corporativos. Parte 1: o "tempo" do projeto